Automatizujte správu zaměstnaneckých dokumentů

M-Files poskytuje uživatelům zjednodušenou a automatizovanou správu zaměstnaneckých dokumentů a informací týkajících se běžných personálních procesů v průběhu životního cyklu zaměstnance, jako například záznamy o zaškolování, vzdělávání či hodnocení zaměstnance. Produkt je v rámci společnosti použitelný i jako cloudová služba.

Mnoho společností dosud zpracovává své personální dokumenty a procesy, jako např. záznamy o zaškolování, vzdělávání či hodnocení zaměstnance, ručně. Jedná se o neefektivní řešení náchylné k chybám, které mohou být v rozporu s předpisy a zákony. Stejně tak je stále často používán e-mail jako nástroj pro správu workflow, personalisté tak promarní obrovské množství času snahou o schválení dokumentů a zjišťováním, zda správní lidé splnili zadané úkony.

M-Files nabízí jednoduchou a bezpečnou správu údajů, která je použitelná pro vedení personální dokumentace i jako nástroj pro udržení zaměstnanců nebo pomocník v případě jejich propouštění.  S využitím úplné historie verzí a protokolu auditu udržuje systém v souladu s právními předpisy i firemními směrnicemi.

Cílem je poskytnout společnostem jednoduché a automatizované řešení běžných starostí pomocí systému, který se jednoduše ovládá a implementuje. M-Files v rámci konkrétního případu staví informace do lehce pochopitelného kontextu. V kontextu zaměstnance, vedoucího, manažera, jednatele atd. Dokáže vnímat běžně zavedené firemní role a vztahy mezi nimi. Systém zajišťuje dynamické zabezpečení, organizaci a intuitivní, personalizované zpracování dokumentů a záznamů spojených se zaměstnanci. V systému neexistují duplikáty ani složitá hierarchická struktura složek. Inteligentní správa, zpracování a přístup k personálním dokumentům (životopisy, nabídky práce, úřední zaměstnanecké dokumenty, hodnocení zaměstnance, potvrzení o školení, atd.) jsou zpracovávány s přihlédnutím ke kontextu, roli, jednotlivci. Vedoucí tak vidí a nakládá pouze s informacemi o sobě a jeho přímých podřízených, zaměstnanec nebo manažer si mohou zobrazit například jen konkrétní dokumenty a informace, personalista může upravovat či zakázat práva přístupu. Některé dokumenty jsou pak formálními záznamy, které není možné upravovat a musí se po určitou dobu udržovat.

„Řada společností, má jen omezenou možnost sledovat informace o zaměstnancích, protože personální údaje jsou roztříštěné mezi různé hard disky, pořadače, firemní aplikace a další systémy pro sdílení souborů.“  Vysvětluje Mika Javanainen, vice prezident společnosti M-Files pro produkt a dodává: „Zásadní povinností personalistů je správa a vedení personální agendy, aby nedošlo k rozporům s administrativními, zákonnými a kompetenčními pravidly musí dodržovat pravidla správného nakládání s personálními dokumenty. To znamená vědět, které dokumenty je třeba evidovat, které osoby je mají právo schvalovat a podepisovat, jak a na jak dlouhou dobu je uchovávat. M-Files přináší lehce ovladatelný nástroj, který poskytne personalistům, manažerům a ostatním oprávněným osobám výrazně lepší přehled a možnost správy personálních materiálů, a který současně zjednodušuje hlavní personální procesy.“

Vzory personálních dokumentů a automatizované pracovní postupy zefektivňují ručně zpracovávané postupy

Součástí systému jsou vzory dokumentů a další nástroje, které zjednodušují správu personální agendy. Řada předem připravených vzorů má za úkol zjednodušit tvorbu a správu personálních dokumentů a souborů. V závislosti na potřebách a požadavcích společnosti je možné vzory dokumentů upravit nebo vytvořit nové. Pravidelné vyhotovování běžných důležitých dokumentů, jako například dokumentů spojených s přijímacím řízením, pak představuje pouhé kliknutí na vzorový dokument a vyplnění požadovaných informací. Tyto dokumenty mohou byt předem vyplněny manažery nebo personalisty a následně je možné spustit pracovní postup, který zadá úkol jejich vyplnění konkrétnímu vedoucímu nebo zaměstnanci.

Klíčovou vlastností systému je automatizace personálních procesů, společně s nástroji, které personalistům umožňují automatizovat a snáze provádět běžné pracovní postupy. Díky tomu probíhají každodenní postupy spojené s příjímacím řízením, zaměstnaneckou agendou a profesním růstem v souladu s platnými zákonnými pravidly a firemními směrnicemi.

Integrace s jinými systémy

M-Files je možné propojit a integrovat do již zavedených systémů správy a zpracování personální agendy, firemního obsahu a dalších systémů, které uchovávají personální agendu a informace. M-Files takto integrovaný do již zavedeného personálního, nebo firemního systému provádí inteligentní propojení obsahu s kontextem a poskytuje 360°přehled o informacích, díky kterému uživatel vždy najde to, co hledá bez ohledu na systém, který právě používá. Nedochází k zdvojení informací ani obsahu.

O společnosti M-Files

M-Files* poskytuje platformu inteligentní správy informací nové generace, která zvyšuje výkon společnosti tím, že umožňuje lidem efektivnější vyhledávání a použití informací. Narozdíl od zavedených systémů správy firemního obsahu (ECM) nebo platforem služeb obsahu, M-Files sjednocuje systémy, data a obsah napříč celou organizací společnosti bez nutnosti použití nepříjemných stávajících systémů a procesů nebo migrace dat. M-Files bourá datové sklady pomocí poskytnutého kontextového prostředí pro přístup a nakládání s informacemi, které jsou uloženy v jakémkoliv v systému nebo úložišti, včetně síťových složek, SharePointu, služeb sdílení souborů, systémů správy firemníhoo obsahu (ECM), zákaznických systémů (CRM),  systémů správy firemních zdrojů (ERP) a dalších firemních systémů a úložišť. Tisíce firemních organizací ve více než 100 zemích  používá M-Files pro správu svých firemních informací a procesů, a to včetně firem jako jsou NBC Universal, Rovio a SAS. Více informací najdede na www.m-files.com.

 *M-Files je chráněná značka společnosti M-Files Corporation.