Implementace ERP s vysokou mírou customizace

Autor: Jaroslav Vlášek, senior konzultant ALTEC a.s.

Tímto článkem se Vám pokusím přiblížit nejen výhody a úskalí implementace ERP systému s vysokou mírou customizace, která je někdy nezbytná, ale i způsob analýzy a výběru takového ERP systému. Proč, ptáte se? Protože to, zda budete systém s vysokou mírou customizace implementovat, závisí mnohdy již na samotné předimplementační analýze a úspěšnost implementace nejen na výběru vhodného ERP systému ale i implementačního partnera.

ERP s vysokou možností customizace?

Na českém trhu je nabídka mnoha různých ERP systémů s různou možností provádění programových úprav dle přání a požadavků zákazníků. Tyto možnosti úprav jsou dány třemi parametry:

  1. Možnost upravitelnosti jak prezenční vrstvy, tak samotného jádra ERP systému. Často souvisí se samotnou filozofií výrobce systému.
  2. Možnosti, které výrobce ERP systému poskytuje implementačním partnerům pro úpravy systému.
  3. Zkušenost a schopnost implementačního partnera provádět programové úpravy.

Pokud se zákazník rozhodne pro implementaci ERP systému „na přání“ nebo „na klíč“, což může být dáno specifickým odvětvím nebo interními neměnnými procesy, pak by měl vybraný ERP systém a implementační partner splňovat všechny tři výše popsané parametry, jinak hrozí neúspěch při implementaci systému.

Existuje ale ještě další možnost, jak se v některých případech vyhnout přímo programovým úpravám prováděným, implementačním partnerem za úplatu. Tou možností je výběr takového ERP systému, který zákazníkovi umožní vysokou míru vlastních úprav, tedy úprav ve vlastní režii, vlastními zaměstnanci. Nutným předpokladem je nejen podpora na straně ERP systému jako takového, ale i implementačního partnera, který provede nutné proškolení klíčových uživatelů zákazníka, kteří budou následně za tvorbu a údržbu zákaznických úprav odpovědni. Tímto je možné výrazně uspořit náklady jak za implementaci, tak za následnou podporu ERP systému a zároveň si o svých úpravách rozhodovat ve vlastní režii.

Samozřejmě, že ne všechny úpravy je možné a vhodné provádět v režii zákazníka. Buď z důvodu náročnosti, která se týká programování (může být opravdu nutný zásah do zdrojového kódu systému), nebo v některých případech je vhodný vhled osoby zvenčí. Proto, již ve fázi předimplementační studie, která je zpracovávána již vybraným implementačním partnerem, je vhodné rozdělit si úpravy dle náročnosti na ty, které je možné dělat ve vlastní režii a ty, které bude muset programovat implementační partner.

Výběr ERP systému z pohledu zákazníka

Zákazník se obvykle pro implementaci ERP systému s vysokou mírou zákaznických úprav rozhodne poté, co je mu prezentováno několik různých nabídek ERP systémů, které ovšem z různých důvodů neodpovídají jeho představám. To, jak bude vypadat nabídka a následně i případná implementace ERP systému, je ale často dáno již samotným zadáním ze strany zákazníka. Čím více času a zdrojů zákazník věnuje detailní přípravě požadavků na nový ERP systém, tím více času a nákladů se uspoří následně při implementaci systému samotného.

Možnosti zpracování studie výběru a nasazení ERP systému:

  1. Zákazník sestaví tým odborníků z vlastních zaměstnanců, který parametry nového ERP systému stanoví na základě zkušeností se stávajícím ERP a procesy ve firmě.
  2. Zákazník si objedná studii u externího subjektu, který se na takové studie specializuje a studii vypracuje s ohledem na nabídku ERP na trhu a interní procesy zákazníka.
  3. Zákazník zadá zpracování úvodní studie vybraným implementačním partnerům a výsledek této studie bude sloužit jako hlavní podklad, dle kterého bude implementační partner s jeho případnou nabídkou posuzován.

Pro a proti různých způsobů zpracování studie:

  1. Tým, který je sestaven ze zaměstnanců zákazníka, má nezpochybnitelnou výhodu ve znalosti interních procesů. To je ale zároveň největší nevýhoda takovéhoto týmu. Hlavně úzká vazba na procesy ve firmě tak, jak jsou někdy již desítky let nastaveny. Další nevýhodou je neznalost funkcionality ERP systémů na trhu do té míry, aby takovýto tým dokázal vypracovat studii, jejímž výsledkem byly reálné a splnitelné požadavky na ERP systém, který na trhu existuje. Výsledkem bývá zadání, které nerespektuje základní principy moderních ERP systémů, tedy zadání, které vyžaduje striktně popsanou funkcionalitu, a to buď ve standardu, nebo formou customizací.
  2. Zadání studie nezávislému partnerovi se jeví jako ideální varianta. Pozvaný tým zmapuje důkladně interní firemní procesy a navrhne i jejich optimalizaci, a to již s ohledem na funkcionalitu moderních ERP systémů, které jsou na trhu. Tento způsob ale nebývá příliš častý, nebo alespoň ne v rozsahu, jaký je potřebný. Důvody jsou dva:
  • Prodloužení doby mezi rozhodnutím o implementaci ERP systému a výběrem systému samotného včetně implementačního partnera o dobu, po kterou bude vypracovávána studie. Obvykle se jedná o jeden až tři měsíce.
  • Druhým důvodem jsou náklady, které je možné analýzou ve vlastní režii minimalizovat na náklady za práci vlastních zaměstnanců, nebo bodem 3., kdy je tlak na zpracování studie v rámci nabídkového řízení a u vítězného subjektu na zahrnutí nebo odečtení nákladu na studii do\od ceny implementace. Tím jsou tlačeny společnosti, které ERP systémy nabízí k optimalizaci při tvorbě těchto studií. Tedy minimalizaci vynaloženého času a nákladů na tuto studii, kvůli nejistotě návratnosti investice.
  1. Zadání vypracování studie poptávaným dodavatelům ERP v rámci výběrového řízení na dodávku implementace a následné podpory ERP. Tato možnost je velice podobná možnosti, kdy analýzu vypracuje nezávislý partner, s tím, že chybí právě ta nezávislost. Na druhou stranu tímto procesem si může zákazník ověřit to, jak případný implementační partner pochopil jeho požadavky a jakým způsobem je schopen je pokrýt. Tedy jestli se bude snažit a bude schopen pokrýt požadované procesy. Případně jak. Bude nutné některé firemní procesy změnit? Tyto změny, nebývají někdy ze strany zákazníka přijímány kladně a jsou brány jako nedostatek ERP systému, což nebývá vždy pravdou. Nebo naopak nabídne zákazníkovi systém tak, jak si přeje, a uzpůsobí jej přáním zákazníka. Zde jsou již jiná rizika, hlavně pro implementačního partnera.

Výsledná ideální kombinace pro tvorbu studie:

  1. Úvodní mapování si provede zákazník interně. Detailně si zmapuje všechny procesy a využívané systémy.
  2. Výsledky úvodního mapování zákazník předá jako podklad pro studii realizovatelnosti ERP externí společnosti, na kterou bude mít dobré reference. S touto společností bude v maximální součinnosti pro zajištění co nejlepšího a nejpřesnějšího možného výsledku.
  3. Výsledky studie budou následně předány vybraným implementačním partnerům, kteří mohu být vybráni jak zákazníkem, tak společností, která prováděla předimplementační studii. Studie bude implementačnímu týmu sloužit jako jeden z podkladů pro tvorbu návrhu implementace ERP.

Z pohledu implementačního partnera:

Pokud se implementační partner rozhodne, že bude nabízet možnost rozsáhlých programových úprav ERP systému, tak jej čeká nelehký úkol. Toto rozhodnutí přináší jasnou konkurenční výhodu při výběrových řízeních na nový ERP systém. Takovýto implementační partner je schopen pokrýt veškeré procesy a požadavky zákazníka, a to nejen z obecně, ale často do posledního detailu. Další výhodou, která z customizovatelnosti plyne, je zpoplatnění jak programových úprav, tak často i podpory systému, který je customizovaný. Jedná se tedy o další a někdy ne nevýznamný zdroj příjmů. Tímto ale výhody pro implementátora končí.

Znamená to také zvýšené nároky na předimplementační analýzu, která musí obsahovat alespoň rámcové zadání programových úprav. Délka implementace samotné se customizacemi také protahuje, i když by v rámci výhledu projektu měla být dopředu známá, tak se často musí termíny měnit z důvodu přepracovávání takovýchto úprav. K přepracování dochází z různých důvodů. Nejčastěji to je ne úplně přesné vyjasnění rozsahu zadání se zákazníkem. K dalším problémům může docházet při akceptaci a předání díla. Důvod je stejný jako v předchozím případě. A posledním, pro implementátora nejpodstatnějším negativem je udržování takovéto úpravy. Tedy support a případný upgrade ERP s vysokou mírou customizace. Podporu pak musí dělat buď konzultant, který úpravy implementoval, nebo musí být zaškolen support pro různé zákazníky, ale i jejich programové úpravy a jejich návaznosti.

Výsledný výběr:

I přesto, že zákazník udělá pro důsledný výběr ERP systému i implementačního partnera maximum, může se stát, že se určitým programovým úpravám nevyhne. Může to být způsobeno v lepším případě opravdu specifickými procesy, které nepostihuje žádný ERP systém. V případě horším je to neústupnost klíčových uživatelů z určité prosazované funkcionality. Často je v těchto případech vydávána funkcionalita „Nice to have“ za „Must have“ a je jen na projektovém manažerovi, který je za výběr ERP systému odpovědný, aby toto dokázal odhalit, nebo maximálně korigovat, pokud je to možné.

 

Jaroslav Vlášek

O autorovi:

Jaroslav Vlášek je konzultantem s téměř desetiletou praxí ve společnosti Altec a.s. za oblasti: Výroba, Řízení jakosti a napojení na externí systémy.