M-Files 2018 dokáže sjednocovat a spravovat informace uložené v jiných systémech bez provedení migrace

M-Files 2018

Společnost M-Files Corporation koncem roku 2017 představila svůj nový systém M-Files 2018, který představuje zásadní pokrok ve správě podnikových informací. Nový nástroj Inteligentní vrstva metadat využívá umělou inteligenci, která eliminuje datové sklady a zjednodušuje uživatelům práci, která je tak oproštěna od rušivých vlivů stávajících systémů a procesů.

M-Files 2018 s pomocí nového nástroje Inteligentní vrstva metadat (IML – Intelligent Metadata Layer) poskytuje jednoduché jednotné rozhraní, které zajišťuje rychlý přístup k dokumentům a dalším informacím nezávisle na systému, ve kterém jsou uloženy. Množství informací, které musí společnosti zpracovávat, roste geometrickou řadou a s tím rostou také nároky na kompatibilitu a nutnost zjednodušení a automatizace. Starší systémy správy firemního obsahu (ECM) a další zavedené přístupy ke správě informací přestávají fungovat. Informace jsou buď izolovány v přísně řízených univerzálních systémech, nebo se bez řádu šíří v několika vzájemně oddělených systémech. Cílem společností je efektivní správa dokumentů a informací uložených napříč těmito „datovými sklady“ a zajištění rychlé dostupnosti informací potřebných pro práci zaměstnanců.

Společnost M-Files, společně se společností Dimensional Research, provedla globální průzkum růstu datových skladů a důsledků, které tento růst firemním organizacím přináší. Téměř polovina dotázaných (48%) uvedla, že jejich společnost má potíže se správou informací, 67% dotázaných pak připustilo, že komunikace, vyhledávání, zpracování a ověřování aktuálnosti dokumentů mezi jednotlivými systémy a místy negativně postihuje jejich produktivitu.

Hlavní představitel oborové organizace AIIM (Association for Information and Image Management), John Mancini, prohlásil: „Správa informací vyžaduje nový přístup. Cesta jednotlivých společností se bude lišit, následující základní východiska však jsou klíčová pro všechny: 1) opustit představu prostředí s jediným úložištěm a zaměřit se na řešení, kde úložiště nehraje zásadní roli; 2) prosazovat uživatelsky intuitivní prostředí pomocí jednoduchého jasného uživatelského rozhraní a intuitivních nástrojů; 3) uvědomit si význam metadat.“

M-Files 2018 společně s nástrojem Inteligentní vrstva metadat poskytují jednoduché jednotné prostředí pro inteligentní vyhledávání, přístup a správu informací uložených v systému, to vše bez nepříjemných procesů jak je dnes známe a nepříjemných důsledků pro uživatele, kteří jsou na nich závislí. Současně mizí potřeba využití složitých a nákladných projektů migrace. Uvedené řešení tak odstraňuje dvě největší překážky inovace a dalšího zdokonalování firemních procesů.

Inteligentní vrstva metadat přenáší jednotný přístup a uživatelské prostředí do vnějších systémů

Nástroj Inteligentní vrstva metadat představuje inovaci v architektuře M-Files, která podporuje připojení k vnějším systémům. Jakmile je do vnějšího systému provedena instalace připojení, stávají se informace uložené v tomto systému přímo dostupnými prostřednictvím mobilní a počítačové aplikace M-Files a přes internet. Uživatelé mohou vyhledávat a procházet systém bez nutnosti využití migrace dat a bez vlivu na práci uživatelů připojeného systému. Informace uložené ve vnějším systému mohou být také doplněny o metadata, která M-Files umožní doplnit relevanci a kontext potřebné při vyhledávání informací mezi jednotlivými firemními systémy. Například dokumenty v síťové složce SharePoint mohou být rozděleny podle typu (např. smlouvy nebo nabídka) a vazebně propojeny s dalšími důležitými firemními objekty, jako je například zákaznický účet v Obchodním týmu nebo projekt či případ v systému plánování firemních zdrojů (ERP). Uvedené možnosti poskytují zcela nový kontextuální pohled na informace, které při tom zůstávají stále na svém místě a zcela přístupné uživatelům bez M-Files.

Mezi úložiště podporovaná M-Files 2018 patří:

  • Network folders
  • Microsoft OneDrive
  • IBM FileNet
  • iManage
  • SharePoint
  • Box
  • Hyland OnBase
  • DocuWare
  • Salesforce
  • Dropbox
  • Laserfiche
  • Syncplicity
  • OpenText
  • Documentum

M-Files 2018 s pomocí Inteligentní vrstvy metadat poskytuje otevřenou architekturu pro rozvoj propojení k v zásadě jakémukoliv vnějšímu systému a poskytuje svým zákazníkům a partnerům vlastní ekosystém, ve kterém si mohou vytvořit další propojení. M-Files postupně zpřístupní nová propojení jako například ke Google Drive nebo Microsoft Exchange, která budou brzy k dispozici.

Automatizace a zjednodušení správy informací pomocí umělé inteligence

M-Files 2018 obsahuje také technologii umělé inteligence, která má uživatelům pomáhat díky automatické analýze, třídění a označování dokumentů a ostatních informací.  Zásadním prvkem této činnosti je vytvoření vztahů mezi objekty z různých systémů, např. vytvoření vztahu mezi dokumentem a zákazníkem, projektem nebo případem spravovaným zákaznickým systémem (CRP), systémem řízení zdrojů společnosti (ERP) nebo personalistickým systém (HR). Tyto vztahy společně s dalšími metadaty vytváří kontext, který se může měnit podle role, stavu pracovních postupů a dokonce i podle požadavků jednotlivců a vytváří dynamické personalizované prostředí, které uživatelům umožňuje pracovat podle vlastních potřeb, společnost přitom nad celým procesem udržuje stálou kontrolu.

„M-Files 2018 jsou dalším krokem ve vývoji správy podnikových informací. S M-Files 2018 přestává platit dlouhodobý mýtus, že veškerý obsah musí být uložen v jednom systému. Zavádí zcela nový přístup k podnikovým informacím nazvaný též ‚inteligentní řízení informací’, kde je podstatná konkrétní informace, její vztahy a kontext. Uživatelé tak získávají ještě snazší a rychlejší přístup k informacím a datům,“ komentuje Petr Keil, systémový analytik a produktový specialista M-Files ze společnosti ALTEC.

Umělá inteligence v M-Files 2018 umožňuje automatizované třídění a metadatové návrhy pomocí prohledávání dokumentů a ostatního nestrukturovaného obsahu, které se provádí využitím analýzy textu, zpracování přirozeného jazyka (NLP), porozumění přirozenému jazyku (NLU) a analýzy obrázků. M-Files 2018 obsahuje patentované technologie umělé inteligence, které byly vyvinuty přímo společností M-Files, ale také otevřenou architekturu pro služby umělé inteligence poskytovanou třetími stranami jako jsou Microsoft, Google, ABBYY a další, která má zajistit přístup k novým technologiím a inovacím, jakmile budou dostupné.

O společnosti M-Files

M-Files poskytuje platformu inteligentní správy informací nové generace, která zvyšuje výkon společnosti tím, že umožňuje lidem efektivnější vyhledávání a použití informací. Narozdíl od zavedených systémů správy firemního obsahu (ECM) nebo platforem služeb obsahu, M-Files sjednocuje systémy, data a obsah napříč celou organizací společnosti bez nutnosti použití nepříjemných stávajících systémů a procesů nebo migrace dat. M-Files bourá datové sklady pomocí poskytnutého kontextového prostředí pro přístup a nakládání s informacemi, které jsou uloženy v jakémkoliv v systému nebo úložišti, včetně síťových složek, SharePointu, služeb sdílení souborů, systémů správy firemníhoo obsahu (ECM), zákaznických systémů (CRM),  systémů správy firemních zdrojů (ERP) a dalších firemních systémů a úložišť. Tisíce firemních organizací ve více než 100 zemích  používá M-Files pro správu svých firemních informací a procesů, a to včetně firem jako jsou NBC Universal, Rovio a SAS. Více informací najdede na www.m-files.com. M-Files je chráněná značka společnosti M-Files Corporation.